BALANCED SCORECARD

PENERAPAN BALANCED SCORECARD

PADA LEMBAGA PENDIDIKAN

                                                       

BAB I

PENDAHULUAN

A.    Latar Belakang Masalah

Sistem manajemen strategis adalah proses merumuskan dan mengimplementasikan strategi untuk mewujudkan visi secara terus menerus secara terstruktur. Strategi adalah pola tindakan terpilih untuk mencapai tujuan tertentu. Pada mulanya, sistem manajemen strategis bercirikan: mengandalkan anggaran tahunan, berjangka panjang dan berfokus pada kinerja keuangan. Penerapan sistem manajemen strategis yang demikian di banyak lembaga pendidikan swasta mengalami kegagalan. Hal itu terjadi karena beberapa hal

Namun, sistem manajemen strategis tetap diperlukan karena lembaga pendidikan dituntut untuk berkembang secara terencana dan terukur, sehingga memerlukan peta perjalanan menghadapi masa depan yang tidak pasti, memerlukan langkah-langkah strategis, dan perlu  mengarahkan kemampuan dan komitmen SDM untuk mewujudkan tujuan lembaga pendidikan. Balanced scorecard yang dikembangkan oleh Norton dan Kaplan memberikan solusi terhadap tuntutan ini. Peran balanced scorecard dalam sistem manajemen strategis adalah: memperluas perspektif dalam setiap tahap sistem manajemen strategis, membuat fokus manajemen menjadi seimbang, mengaitkan berbagai sasaran secara koheren, dan mengukur kinerja secara kuantitatif.

Penggunaan balanced scorecard dalam konteks perusahan swasta ditujukan untuk menghasilkan proses yang produktif dan cost effective, menghasilkan financial return yang berlipat ganda dan berjangka panjang, mengembangkan sumber daya manusia yang produktif dan berkomitmen, mewujudkan produk dan jasa yang mampu menghasilkan value terbaik bagi customer/pengamat.

Balanced scorecard diyakini dapat mengubah strategi menjadi tindakan, menjadikan strategi sebagai pusat lembaga pendidikan, mendorong terjadinya komunikasi yang lebih baik antar pendidik dan manajemen, meningkatkan mutu pengambilan keputusan dan memberikan informasi peringatan dini, serta mengubah budaya kerja. Potensi untuk mengubah budaya kerja ada karena dengan balanced scorecard, lembaga pendidikan lebih transparan, informasi dapat diakses dengan mudah, pembelajaran lembaga pendidikan dipercepat, umpan balik menjadi obyektif, terjadwal, dan tepat untuk lembaga pendidikan dan individu; dan membentuk sikap mencari konsensus karena adanya perbedaan awal dalam menentukan sasaran, langkah-langkah strategis yang diambil, ukuran yang digunakan, dll.

Kelebihan sistem manajemen strategis berbasis balanced scorecard dibandingkan konsep manajemen yang lain adalah  bahwa ia menunjukkan indikator outcome dan output yang jelas, indikator internal dan eksternal, indikator keuangan dan non-keuangan, dan indikator sebab dan akibat. balanced scorecard paling tepat disusun pada saat-saat tertentu, misalnya ketika ada merjer atau akuisisi, ketika ada tekanan dari pemegang saham, ketika akan melaksanakan strategi besar dan ketika lembaga pendidikan berubah haluan atau akan mendorong proses perubahan. Balanced scorecard juga diterapkan dalam situasi-situasi yang rutin, antara lain: pada saat menyusun rencana alokasi anggaran, menyusun manajemen kinerja, melakukan sosialisasi terhadap kebijakan baru, memperoleh umpan balik, meningkatkan kapasitas staf.

B.    Permasalahan

Berdasarkan latar belakang masalah di atas, permasalahan dalam makalh ini adalah “Bagaimanakah penerapan balanced scorecard pada lembaga pendidikan?”

BAB II

KAJIAN TEORETIS

Kemunculan gagasan balanced scorecard berawal dari temuan riset Kaplan dan Norton (dari Harvard Business School) pada awal tahun 1990an. Konsep awal balanced scorecard berdasarkan riset tersebut ditulis pada tahun 1992 di majalah prestisius Harvard Business Review. Pada tahun 1996 Norton dan Kaplan menerbitkan buku The Balanced Scorecard – Translating Strategy into Action, berdasarkan pengalaman mereka dalam menerapkan balanced scorecard pada banyak lembaga pendidikan di Amerika. Buku ini semakin mempopulerkan balanced scorecard, sampai ke negara-negara di Eropa, Australia dan Asia. Belum lama ini mereka menerbitkan buku The Strategy Focused Organisation – How BSC Companies Thrive in the New Business Environment (2001). Para penemu dan rekan-rekannya membangun sebuah lembaga Balanced Scorecard Collaboration untuk mempopulerkan penggunaan balanced scorecard pada berbagai institusi di berbagai negara. Secara teratur Norton dan Kaplan menyelenggarakan konferensi di berbagai negara untuk memperkenalkan dan membahas konsep-konsep terbaru mereka. Disayangkan Indonesia sampai saat ini belum mampu menghadirkan pencetus ide balanced scorecard ini, namun kursus-kursus dan buku-buku mengenai balanced scorecard sudah ada, walau masih bersifat terbatas.

Balanced scorecard secara singkat adalah suatu sistem manajemen untuk mengelola implementasi strategi, mengukur kinerja secara utuh, mengkomunikasikan visi, strategi dan sasaran kepada stakeholders. Kata balanced dalam balanced scorecard merujuk pada konsep keseimbangan antara berbagai perspektif, jangka waktu (pendek dan panjang), lingkup perhatian (intern dan ekstern). Kata scorecard mengacu pada rencana kinerja lembaga pendidikan dan bagian-bagiannya serta ukurannya secara kuantitatif.

Balanced scorecard memberi manfaat bagi lembaga pendidikan dalam beberapa cara:

1.     menjelaskan visi lembaga pendidikan

2.     menyelaraskan lembaga pendidikan untuk mencapai visi itu

3.     mengintegrasikan perencanaan strategis dan alokasi sumber daya

4.     meningkatkan efektivitas manajemen dengan menyediakan informasi yang tepat untuk mengarahkan perubahan

Selanjutnya dalam menerapkan balanced scorecard, Robert Kaplan dan David Norton, mensyaratkan dipegangnya lima prinsip utama berikut:

1.     menerjemahkan sistem manajemen strategi berbasis balanced scorecard ke dalam terminologi operasional sehingga semua orang dapat memahami

2.     menghubungkan dan menyelaraskan lembaga pendidikan dengan strategi itu. Ini untuk memberikan arah dari eksekutif kepada staf garis depan

3.     membuat strategi merupakan pekerjaan bagi semua orang melalui kontribusi setiap orang dalam implementasi strategis

4.     membuat strategi suatu proses terus menerus melalui pembelajaran dan adaptasi lembaga pendidikan dan

5.     melaksanakan agenda perubahan oleh eksekutif guna memobilisasi perubahan.

BAB III

PENERAPAN BALANCED SCORECARD

PADA LEMBAGA PENDIDIKAN

Mengapa institusi pendidikan perlu mengadopsi balanced scorecard ? Pendidikan pada era sekarang ini, baik pendidikan pusat, daerah maupun lokal diharapkan untuk menjadi: akuntabel, kompetitif, ramah rakyat, dan berfokus pada kinerja. Lembaga pendidikan juga ditantang untuk memenuhi harapan berbagai kelompok  yaitu penerima layanan, pendidik, lembaga pemberi pinjaman/hibah, dan masyarakat. Tuntutan ini mengharuskan lembaga pendidikan untuk bertindak profesional sebagaimana yang dilakukan oleh lembaga pendidikan swasta. Lembaga pendidikan harus mempunyai sistem manajemen strategis. Karena dunia eksternal adalah sangat tidak stabil, maka sistem perencanaan harus mengendalikan ketidak-pastian yang ditemui. Lembaga pendidikan, dengan demikian, harus berfokus strategi. Strategi ini lebih bersifat hipotesis, suatu proses yang dinamis, dan merupakan pekerjaan setiap staf. Lembaga pendidikan harus juga merasakan, mengadakan percobaan, belajar, dan menyesuaikan dengan perkembangan.

Agar lembaga pendidikan dapat berfokus pada strategi yang sudah dirumuskan, maka lembaga pendidikan juga harus menterjemahkan strategi ke dalam terminologi operasional, menyelaraskan lembaga pendidikan dengan strategi (dan bukan sebaliknya), memotivasi staf sehingga membuat strategi merupakan tugas setiap orang, menggerakkan perubahan melalui kepemimpinan eksekutif, dan membuat strategi sebagai suatu proses yang berkesinambungan.

A. Contoh Penerapan

Berikut ini adalah konsep BSC untuk kota Charlotte (AS). Ada tujuh komponen dalam BSC Kota Charlotte, yaitu: visi, tema strategis (atau area fokus), prinsip strategis, perspektif, sasaran, kaitan, dan ukuran & target.

1. Visi: Visi Kota Charlotte secara singkat adalah untuk menjadi “pilihan masyarakat untuk hidup, bekerja dan berekreasi”.
2. Tema strategis atau area fokus: Dewan Kota menetapkan lima tema strategis atau area fokus sebagai strategi untuk mencapai visi kota: ketenteraman warga (community safety), kemandirian kota (city-within-city), kemajuan ekonomi (economic development), tranportasi (transportation) dan mereformasi birokrasi (restructuring government).
3. Prinsip strategis: Penerapan prinsip strategis adalah untuk membantu memastikan bahwa kota Charlotte akan menjadi pilihan masyarakat. Ada delapan prinsip strategis yang ditetapkan dan disebut Prinsip Pertumbuhan Cerdas (Smart Growth Principles), yaitu:

a.    Mempertahankan kapasitas perencanaan penggunaan lahan

b.    Mengupayakan keputusan penggunaan lahan yang efektif

c.    Memperkuat masyarakat melalui lingkungan yang sehat

d.    Merancang kota untuk mendukung kehidupan yang harmonis

e.    Melindungi lingkungan

f.     Memperluas aneka pilihan transportasi

g.    Menggunakan investasi publik sebagai katalisator untuk mencapai hasil yang diinginkan

4. Perspektif: Dengan penekanan pada "keseimbangan", balanced scorecard  Kota Charlotte menggunakan empat perspektif untuk menjawab kebutuhan pelayanan yang diinginkan oleh masyarakat.

1. Perspektif Pengamat: Melayani pengamat.

Manajer kota harus mengetahui apakah pendidikan kota betul-betul memenuhi kebutuhan masyarakat. Mereka harus menjawab pertanyaan: Apakah lembaga pendidikan menyediakan apa yang diinginkan oleh masyarakat?

2. Perspektif Proses Internal: Menyediakan pelayanan secara kompetitif.

Manajer kota harus berfokus pada tugas penting yang  memungkinkan mereka untuk memenuhi kebutuhan masyarakat. Manajer kota harus menjawab pertanyaan: Dapatkah pendidikan kota meningkatkan pelayanan dengan mengubah cara pelayanan itu disampaikan?

3. Perspektif Keuangan: Mengelola anggaran secara akuntabel.

Manajer kota harus berfokus pada bagaimana cara memenuhi kebutuhan pelayanan secara efisien. Mereka harus menjawab pertanyaan: Apakah pelayanan yang diberikan telah dilaksanakan dengan biaya yang rendah?

4. Perspektif Pembelajaran dan Pertumbuhan: Mengembangkan kapasitas pendidik.

Kemampuan lembaga pendidikan untuk meningkatkan dan memenuhi permintaan masyarakat terkait secara langsung dengan kemampuan pendidik untuk memenuhi permintaan itu. Pendidikan kota harus menjawab pertanyaan: Apakah pendidikan kota menggunakan teknologi yang sesuai dan melakukan pelatihan pendidik untuk kemajuan yang berlanjut?

5. Sasaran

Kota Charlotte memilih 16 sasaran lembaga pendidikan untuk scorecard lembaga pendidikannya. Setiap sasaran lembaga pendidikan secara garis besar digambarkan sedemikian sehingga ia memberikan konteks untuk mencapai apa lembaga pendidikan itu dibentuk. Hubungan antara lima area fokus, empat perspektif dan 16 sasaran lembaga pendidikan merupakan panduan bagi setiap unit dan pendidik dalam melaksanakan kegiatannya.

6. Kaitan

Sasaran yang strategis harus saling dihubungkan dalam suatu hubungan sebab-akibat. Misalnya, jika suatu lembaga pendidikan memberikan pendidik dengan pelatihan yang perlu untuk “Mempromosikan Pembelajaran & Pertumbuhan”, maka lembaga pendidikan itu akan dapat “Menyampaikan Pelayanan secara Kompetitif”. Ini akan mempengaruhi kemampuan lembaga pendidikan itu untuk “Meningkatkan Pelayanan bagi Masyarakat” yang pada akhirnya “Menyediakan Aneka Pilihan Pelayanan”.

7. Ukuran & Target

Untuk setiap sasaran strategis, ada satu set ukuran dan target strategis. Ini dijabarkan dalam  rencana strategis untuk setiap area fokus.

B.  Penerapan di Berbagai Lembaga pendidikan

Balanced scorecard sudah diterapkan di banyak lembaga pendidikan, baik pada tingkat pusat maupun daerah. Di AS instansi Federal yang menggunakan balanced scorecard antara lain adalah Department of Agriculture, Natural Resource Conservation, Forrest Service, Department of Commerce, Fish & Wildlife Service, Bureau of Reclamation, Environmental Protection Agency, Council on Environmental Quality. Sedang negara bagian yang sudah menerapkan balanced scorecard diantaranya Alaska, Oregon, Washington, California, Idaho, Montana. Pada tingkat lokal, setingkat kecamatan di Indonesia, balanced scorecard sudah dipergunakan di 39 Counties, 277 Cities, 44 Sewer Districts, 125 Water Districts, 36 Irrigation Districts, 32 Public Utility Districts, 14 Port Districts, 48 Conservation Districts, dan 170 Municipal Water Suppliers.

BAB IV

PENUTUP

Balanced Scorecard adalah sebuah cara pandang baru bagaimana suatu lembaga pendidikan akan dapat lebih baik lagi dikelola. Balanced scorecard merupakan bagian dari sistem manajemen strategis, yang perlu dirumuskan oleh setiap lembaga pendidikan, agar dapat mencapai visi dan misinya secara efektif. Balanced scorecard memberikan prosedur bagaimana tujuan lembaga pendidikan dirinci ke dalam sasaran-sasaran dalam berbagai perspektif secara lengkap, dengan ukuran-ukuran yang jelas.Balanced scorecard merupakan mekanisme untuk membuat lembaga pendidikan berfokus pada strategi, karena penerapan balanced scorecard memungkinkan semua unit dalam lembaga pendidikan memberikan kontribusi secara terukur pada pelaksanan strategi lembaga pendidikan. 

Balanced scorecard seyogyanya dikembangkan oleh setiap lembaga pendidikan untuk mempertajam perannya dalam menjalankan fungsi-fungsi pendidikanan, sehingga membedakannya dengan lembaga pendidikan lain. Tugas pengawasan oleh DPR terhadap pendidikan akan dipermudah jika instansi pendidikan memiliki strategi berbasis balanced scorecard. Perumusan balanced scorecard bukan suatu pekerjaan sekali jadi, melainkan tugas yang terus menerus, dengan setiap saat  ada proses penyempurnaan dan yang terpenting adalah ia dimanfaatkan untuk mencapai visi dan misi lembaga pendidikan.

DAFTAR PUSTAKA

Gaspersz, Vincent. 2003. Sistem Manajemen Kinerja Terintegrasi: Balanced Scorecard dengan Six Sigma untuk Organisasi Bisnis dan Pemerintah. Jakarta: PT Gramedia Pustaka Utama.

Mulyadi. 2001. Balanced Scorecard. Jakarta: Salemba Empat

Widjaja Tunggal, Amin. 2002. Memahami Konsep Balanced Scorecard.  Jakarta: Harvarindo

http://sdnsimokerto7.blogspot.com/2012/03/manajemen-strategis

menggunakan.html